أعجبني قول لكاتب كندي اسمه روبن شارما Robin Sharma، يقول فيه “إدارة الوقت هي إدارة الحياة Time Management is Life Management “
تعتبر مهارة ادارة الوقت من المهارات الشخصية والإدارية الهامة جداً والتي ترفع من كفاءة الشخص وتزيد من انتاجيته. ولحسن الحظ هذه المهارة يمكن اكتسابها والتدرب عليها واستخدام أدواتها المتعددة
فيما يلي بعض الخطوات المساعدة لإدارة وقتك بنجاح
– كن ذكياً وواقعياً: إذا كنت أنت من تضع المهام أو الأهداف، فخذ بعين الاعتبار أن تحقق معيارSMART أي أن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وضمن اطار زمني. أما إذا كنت أنت المنفذ فكن واقعياً في تحديد الجدول الزمني لتنفيذ هذه المهام
للمزيد عن SMART Goals هنا: https://www.atlassian.com/blog/productivity/how-to-write-smart-goals
– تفحص الزمن اللازم لتنفيذ المهام المطلوبة كل على حدى. يساعدك في ذلك تجزئة المهام إلى مهام أصغر فأصغر
– ضع الأولويات لتنفيذ المهام، صنفها حسب الأهمية وفترة التنفيذ المطلوبة. يمكنك الاستفادة من مصفوفة قرار ايزنهاور في تنفيذ ذلك. في حال كنت تعمل في مستويات اشرافية أو ادارية لا تنسى أن التفويض والتوكيل أدوات هامة تساعدك في الكثير من الحالات
للمزيد عن هذه الأداة هنا: https://www.spica.com/blog/the-eisenhower-matrix
– خطط جيداً. يتفق الكثير من المدراء والباحثين على أن التخطيط الجيد يعادل 50% أو أكثر من نسبة تنفيذ المهمة. يجب أن يكون لديك خطة أسبوعية وخطة يومية مما سيخفف عنك ضغط وعبء العمل وتجنب الارتباك عند ورود مهام مفاجئة
– استفد من منحنى الأداء الزمني لك. اعرف الأوقات التي يكون فيها أداؤك وتركيزك في أعلى مستوى واستثمرها وتجنب الأوقات التي يكون فيها أداؤك في أدنى مستوى أو اترك لها المهام البسيطة جداً غير الهامة. يمكنك توزيع المهام على منحني الأداء حسب أهمية وأولوية المهام
– قم بتجزئة المشروع أو المهام المركبة إلى مهام صغيرة تستطيع التنبؤ بزمن اتمامها وبالتالي معرفة زمن انهاء المشروع أو المهمة الكبيرة
– كن مرناً، اجتهد وخذ قسطاً من الراحة وتعاون مع غيرك، فقط التزم بمواعيد تسليم المهام وجودة تنفيذها
أخيراً، وبمفهوم أوسع، الوقت هو الحياة، يقول الحسن البصري رحمه الله : “يا ابن آدم، إنما أنت أيام، إذا ذهب يوم ذهب بعضك” فإدارة الوقت هي إدارة الذات وإدارة الحياة كما قال روبن شارما